Pedoman Internal Control
Diposting tanggal: 12 Desember 2019

Satuan Pengawas Intern (SPI)

“Perseroan membentuk Bagian SPI untuk melakukan pengawasan internal sebagaimana diamanatkan oleh Pasal 67 Undang-undang Nomor 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara”

Direksi harus dapat mempertanggungjawabkan segala aktivitas dan hasil usahanya kepada pemegang saham, kreditur, masyarakat dan stake holder lainnya. Untuk itu diperlukan pengawasan internal agar laporan yang dibuatnya sebagai wujud transparansi dapat akuntabel dan dipercaya.

Satu di antara alat Perseroan untuk melaksanakan fungsi manajemen dalam hal pengawasan adalah dengan membentuk Bagian SPI untuk melakukan pengawasan internal sebagaimana diamanatkan oleh Pasal 67 Undang-undang Nomor 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara.

Bagian SPI dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama. Melalui Surat Keputusan Nomor : 37-SKEP/05.D1/05.10/R/VIII/2011 tentang Mutasi dan Promosi Karyawan Golongan IIIA-IVD di Lingkungan PT PN V (Persero) terhitung mulai tanggal 1 Maret 2017 Direksi mengangkat Mula Ottmar Harahap sebagai Kepala Bagian SPI.

Fungsi SPI

Dalam melaksanakan tugasnya Bagian SPI menjalankan fungsi-fungsinya sebagai berikut:

1. Memastikan bahwa sistem pengendalian intern perusahaan telah memadai dan berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

2. Merupakan mitra dalam penyempurnaan kegiatan pengelolaan perusahaan, memberikan nilai tambah melalui rekomendasu, saran-saran yang berwawasan luas dan memberikan jaminan yang objektif ataa hasil yang dilakukannya.

3. Merupakan konsultan bagi Direksk dalam upaya peningkatan penerapan manajemen risiko dan prinsip-prinsip Good Corporate Governance dengan tata nilai perusahaan.

4. Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektifitas bidamg keuangan, operasional, sumber daya manusia, teknologi informasi, dan kegiatan lainnya.

Pedoman Kerja SPI

Sejak tahun 2007, SPI telah dilengkapi perangkat berupa Internal Audit Charter. Untuk menyesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka pada tahun 2017 Perseroan telah melakukan update dan review yang ditandatangani oleh Direksi pada tanggal  30 Agustus 2017. Audit Charter tersebut memuat visi, misi, wewenang dan tanggung jawab SPI. Di samping Internal Audit Charter, terdapat perangkat lain berupa :

  1. Pedoman Kerja SPI Pedoman ini diberlakukan mulai tanggal 1 Juli 2004 melalui Surat instruksi Nomor : 01- SINS/05.D1/05.SPI/VIII/2004 tanggal 1 Juli 2004 tentang Pedoman kerja dan program Kerja Biro Satuan Pengawasan Intern PT Perkebunan Nusantara V.

Isi dari Pedoman Kerja SPI ini adalah latar belakang serta maksud dan tujuan dibentuknya SPI, wewenang dan tanggung Jawab SPI, standar independensi, standar kemampuan/keahlian, standar lingkup kerja audit, standar pelaksanaan dan pelaporan audit, standar pengelolaan , serta pemberlakuan Pedoman SPI.

  1. Langkah-langkah Pemeriksaan Kerja Operasional Secara Umum SPI Pedoman ini diberlakukan mulai tanggal 1 Juli 2004 melalui Surat instruksi Nomor : 01-SINS/05.D1/05.SPI/VIII/2004 tanggal 1 Juli 2004 tentang Pedoman kerja dan Program Kerja Biro Satuan Pengawasan Intern PT Perkebunan Nusantara V.

Isi dari Langkah-langkah Pemeriksaan Kerja Operasional Secara Umum SPI ini adalah tujuan dan manfaat buku pedoman pemeriksaan, arti istilah-istilah, struktur organisasi SPI, langkah-langkah kerja pemeriksaan operasional secara umum, dan kertas kerja pemeriksaan.

  1. Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Pemeriksaan Isi dari Pedoman Pelaksaaan Kegiatan Pemeriksaan ini adalah maksud penyusunan audit, pengertian dan tujuan internal auditing, perencanaan pemeriksaan, pengujuan pemeriksaan, bukti pemeriksaan, temuan hasil audit, kertas kerja pemeriksa, penyampaian hasil pemeriksaan dan tindak lanjut.
  2. Kode Etik (Standar Perilaku) SPI Bagian SPI telah menerapkan standar perilaku yang ketat dan termuat dalam Kode Etik yang ditandatangani oleh Direktur Utama dan mulai diberlakukan mulai 1 Januari 2007. Isi dari Kode etik ini adalah hal-hal yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan oleh personel SPI.

Setiap personil SPI sejak ditandatanganinya dan diberlakukannya pedoman-pedoman tersebut wajib mematuhi dan menggunakannya sebagai pedoman pelaksanaan tugas di lingkungan Perseroan.

Tugas SPI

  1. Merencanakan programkerja tahunan pengawasan intern dan melaksanakan pengawasan sesuai yang sudah ditetapkan, termasuk penugasan khusu/investigasi dari Direktur Utama dengan cara:
  2. Menyusun Program Kerja Pengawasa  Tahunan/PKPT (Rencana Audit Tahunan) dengan pendekatan risiko (risk based auditing):
  3. Rencana program Kerja Pengawasan Tahunan disampaikan kepada Dewan Komisaris cq Komite Audit untuk mendapatkan pertimbangan dan saran-saran: dan
  4. Rencana Program Kerja Pengawasan Tahunan yang telah mendapat masukan dan saran dari Dewan Komisaris disetujui oleh Direktur Utama. Kemudian, disampaikan kepada Direksi dan Dewan Komisaris cq Komite Audit.
  5. Menyusun pedoman audit, yang memuat antara lain mekanisme kerja Bagian SPI; prosedur audit yang berbasi risiko; supervise di dalam organisasi Bagian SPI; penilaian program jaminan dan peningkatan kualitas; serta prosedur tindak lanjut hasil audit.
  6. Evaluasi sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen guna memastikan kecukupan sistem pengendalian intern dan kepatuhan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan perundang-undangan yang mempunyai dampak signifikan pada kegiatan operasi perusahaan.
  7. Evaluasi cara pengamanan asset dan melakukan verifikasi atas keberadaan asset
  8. Evaluasi operasi atau program untuk memastikan apakah hasilnya sesuai dengan maksud dan tujuan yang ditetapkan dan apakah operasi atau program dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.
  9. Evaluasi informasi keuangan dan informasi operasional perusahaan dan cara yang digumakan untuk mengidentifikasi, mengukur dan mengklasifikasi serta melaporkan informasi tersebut.
  10. Melakukan evaluasi terhadap penerapan kebijakan manajemen risiko
  11. Membanru manajemen melakukan pengidentifikasian dan mengevaluasi risikk signifikan serta memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan risiko.
  12. Memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance (tata kelola) mencakup evaluasi rancangan dan implementasi.

Wewenang

Di dalam menjalankan tugasnya, SPI memiliki wewenang (otoritas) sebagaimana termuat di dalam Audit Charter SPI tanggal 30 Agustus 2017 yaitu :

a. Bagian SPI mempunyai akses terhadap seluruh dokumen, catatan, personil, dan fisik kekayaan perusahaan di seluruh bagian dan unit lainnya untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas auditnya.

b. Melakukan komunikasi secara langsung dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan /atau Komite Audit dengan cara diikutsertaka  dalam rapat Direkai dan/rapat gabungan Direksi dan Dewan Komisaris.

c. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan kegiata  auditor eksternal.

d. Meminta saran dan pendapat dari pihak ketiga atau tenaga ahli jika diperlukan dalam pelaksanaan tugasmya.

Persyaratan Jabatan Kepala Bagian SPI

Persyaratan formal

Karyawan yang dapat diangkat sebagai Sekretaris Perusahaan adalah karyawan Strata 6 dengan golongan minimal IV C, mempunyai pendidikan Sarjana S1, dan telah mengikuti Kursus Manajemen Perkebunan (KMP) dan Pelatihan Auditor Internal serta telah mempunyai pengalaman sebagai Kepala Bagian di Kantor Pusat/Manajer/Kepala Unit.

Persyaratan Materiil

–          Memiliki kemampuan membangun hubungan (relationship building) dan berpikir konseptuan (Conceptual Thingking)

–          Mampu berpikir analitis (analitic thinking)

–          Ber-orientasi Pelayanan pada Pelanggan (customer service orientation)

–          Mempunyai keahlian (expertise)

–          Mampu untuk mencari informasi (information seeking)

 

Struktur SPI

Kepala Bagian SPI bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan membawahi empat orang Kepala Urusan yaitu Kepala Urusan Pengawasan Bidang Tanaman, Kepala Urusan Pengawasan Bidang Teknik/Pengolahan, Kepala Urusan Pengawasan Bidang Teknik Umum serta Kepala Urusan Pengawasan Bidang Keuangan, Pemasaran dan SDM/Umum.

Kualifikasi SPI

Kepala Bagian SPI yang menjabat saat ini mulai menduduki posisinya sejak 1 September 2011 dan sedang dalam proses Sertikasi sebagai Quaified Internal Audit. Dua orang Kepala Urusan telah memiliki Sertifikat sebagai Qualified Internal Audit sedangkan Dua orang lainnya sedang dalam proses Sertifikasi sebagai Qualified Internal Audit. Dua orang Asisten Urusan Pengawasan telah memiliki sertifikat Qualified Internal Audit, sedangkan Asisten Urusan lainnya sedang dalam proses Sertifikasi sebagai Qualified Internal Audit.

Kepala Bagian, Kepala Urusan dan Asisten Urusan Pengawasan memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda beda terdiri dari Strata 1 dan D3 bidang Pertanian, Ekonomi dan Teknik. Dalam menjalankan tugasnya, juga dibantu oleh Karyawan sebanyak 8 orang, dengan latar belakang pendidikan S1 sebanyak 2 orang, D3 sebanyak 2 orang dan SMU sebanyak 4 orang.

 

Pengembangan Kompetensi Auditor

Secara bergilir personel SPI diberikan pendidikan dan pelatihan berupa kursus jabatan, kursus audit, seminar dan workshop yang dilakukan secara berkesinambungan untuk meningkatkan kompetensi dan kemampuan dalam fungsinya sebagai auditor intern.