Code Of Conduct
Diposting tanggal: 11 Juli 2013

Code of Conduct adalah Pedoman Internal Perseroan yang berisikan Sistem Nilai, Etika Bisnis, Etika Kerja, Komitmen serta penegakan terhadap peraturan-peraturan Perseroan bagi individu dalam menjalankan bisnis dan aktivitas lainnya serta berinteraksi dengan stakeholders.


Aturan Perilaku/Etika Perseroan

Sejak tahun 2006 Perseroan telah memiliki Aturan Perilaku (Code of Conduct) dan telah satu kali dilakukan review/update/disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang ada. Aturan Perilaku berisikan nilai-nilai etika bisnis dan perilaku sehat setiap insan Perseroan baik Komisaris, Direksi maupun Karyawan. Aturan perilaku menjadi acuan dalam kegiatan operasional Perseroan sehari-hari.

Substansi Aturan Perilaku dimaksudkan agar dapat mewujudkan nilai-nilai luhur yang dianut oleh Perseroan menjadi tindakan nyata dalam operasional sehari-hari untuk berinteraksi dengan sesama Insan Perseroan maupun dengan stakeholders lainya. Sehinggga Aturan Perilaku ini dapat dijadikan bahan referensi pencegahan timbulnya permasalahan maupun ketika menghadapi situasi dilematis yang sulit diantisipasi.

 

Muatan Aturan Perilaku

Dari nilai-nilai luhur yang telah ada pada Perseroan, ditetapkanlah aturan Perilaku yang secara garis besar berisi sebagai berikut :

  1. Perilaku Komisaris, Direksi Dan Karyawan Yang Terdiri Dari :
    1. Hubungan Atasan – Bawahan
    2. Perilaku tercela individu didalam dan di luar Perseroan
    3. Kecurangan penggunaan aset dan sumber daya Perseroan
    4. Penyalahgunaan informasi penting Benturan Kepentingan
    5. Entertainment (Menjamu tamu Perseroan)
    6. Kegiatan politik
    7. Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI)
  2. Hubungan Dengan Stakeholders
    1. Hubungan dengan Pemegang Saham, Pemerintah dan Institusi lainnya
    2. Hubungan dengan Supplier dan Kontraktor
    3. Hubungan dengan Pelanggan dan Konsumen
  3. Pembinaan Dan Pengembangan Karyawan
    1. Rekruitmen, mutasi, promosi dan demosi
    2. Kebebasan berkreasi, Pembinaan dan Remunerasi.
    3. Jaminan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K-3) serta
    4. keamanan Komunikasi.
  4. Tanggung Jawab Sosial (Corporate SosialResponsibility)
    1. Kebijakan Lingkungan
    2. Partisipasi dalam Lingkungan
    3. Kebijakan dan praktik pemberian donasi
    4. Hak Asasi Manusia (HAM)
 
   

 

Penegakan Aturan Perilaku (Whistleblowing System)

 

Prinsip pengawasan atas kepatuhan pada aturan Perilaku dilaksanakaan oleh seluruh insan Perseroan. Setiap insan Perseroan dapat mengadukan pelanggaran atas Aturan Perilaku Perseroan dengan melaporkan kepada Dewan Kehormatan Karyawan (DKK) yang telah dibentuk oleh Direksi. Pengaduan pelanggaran juga dapat disampaikan melalui email: kotak_pengaduan@ptpn5.co.id dan kotak pengaduan yang telah disediakan.

Perseroan hanya akan menindaklanjuti setiap pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai identitas pelapor yang jelas. Perseoran menjamin akan melindungi dan merahasiakan identitas pelapor. Segala informasi yang diberikan oleh pelapor merupakan rahasia Perseroan kecuali diminta pihak berwajib atau pengadilan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. Perseroan tidak menanggapi pengaduan/laporan melalui media surat kaleng yang tidak jelas identitas pelapor.

Selama tahun 2012 tidak terdapat pengaduan pelanggaran aturan perilaku baik yang disampaikan kepada Dewan Kehormatan ataupun melalui email dan kotak pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan.

 

Dewan Kehormatan Karyawan (DKK)

DKK pertama kali dibentuk oleh Direksi pada tanggal 2 Juli 2007. Dasar pembentukannya adalah SK Direksi Nomor : 19-SKEP/05.D1/05.12 /VII/2007 tanggal 2 Juli 2007 tentang Pembentukan Dewan Kehormatan Karyawan PT Perkebunan Nusantara V. Sehubungan dengan adanya pejabat DKK yang pensiun, keanggotaan DKK telah dilakukan penyesuaian sebanyak satu kali yaitu melalui SK Direksi Nomor : 04-SKEP/05.D1/05.10/II/2009 tanggal 27 Februari 2009 tentang Penghunjukan Personil Dewan

Kehormatan Karyawan.

Pelanggaran dan sanksi atas Aturan Perilaku serta rehabilitasi bagi yang dikenakan sanksi

DKK diberikan kewenangan penuh untuk mendapatkan informasi/data yang berada di setiap unit kerja/usaha di Perseroan maupun yang berada di pihak lain. Hasil kerja DKK merupakan saran sebagai dasar pengambilan keputusan bagi Direksi dalam pemberian penghargaan atau penjatuhan sanksi kepada karyawan.

Perseroan menetapkan sanksi secara tertulis dengan menyebutkan jenis pelanggaran Aturan Perilaku yang dilakukan Insan Perseroan melalui keputusan Direksi. Sanksi diadministrasikan sebagai dokumen milik Perseroan, dan disampaikan secara berkepatutan kepada yang bersangkutan.

Sosialisasi Aturan Perilaku

Sosialisasi Aturan Perilaku Kerja dilakukan secara bertahap, yaitu dengan menerbitkan dalam bentuk sebuah buku dan membagikannya kepada karyawan. Karyawan yang telah menerima Aturan Perilaku wajib menandatangani Surat Pernyataan yang berisi kesanggupan menerapkan aturan dengan sebaik-baiknya serta bersedia menerima sanksi apabila melanggarnya. Perseroan juga melakukan sosialisasi aturan perilaku melalui website resmi Perseroan www.ptpn5.com yang dapat diakses seluruh karyawan Perseroan.

 

Pengadaan Barang Dan Jasa

Untuk memenuhi kebutuhan operasional Perusahaan, PT Perkebunan Nusantara V (Persero) sebagai badan usaha perlu melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian. Pengadaan barang dan jasa dilaksanakan berdasarkan pada pedoman

  1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tanggal 21 April 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
  2. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara  Nomor PER-05 /MBU/2008 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan  Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.
  3. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara  Nomor PER-15 /MBU/2012 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan  Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.
  4. SKEP Nomor: 10-SKEP/05.D1/05.00/VII/2010 Tentang Pemberlakuan Standard Operating Procedure (SOP) Pengadaan Barang dan Jasa di PT Perkebunan Nusantara V (Persero) (Persero) dan Perubahannya.

Berdasarkan Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Per-05/MBU/2008, pengadaan barang dan jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip:

  1. Efisien, berarti Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.
  2. Efektif, berarti Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
  3. Kompetitif, berarti Pengadaan Barang dan Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang dan Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
  4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang dan Jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang dan Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang dan Jasa yang benninat.
  5. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi syarat.
  6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

Pengadaan barang dan jasa di PT Perkebunan Nusantara V (Persero) telah menerapkan sistem e-procurement yaitu proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik. Sistem e-procurement tersebut telah di-launching pada tanggal 18 November 2011.

E-procurement adalah fasilitas yang diberikan kepada rekanan pemasok barang dan jasa melalui Pemanfaatan serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik dalam hal pengadaan barang dan jasa yang diselenggarakan oleh Perseroan.

Sistem e-procurement memiliki beberapa kelebihan antara lain: secara signifikan akan meningkatkan kinerja, efektifitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan. Selain itu biaya operasional dapat dikurangi secara signifikan karena tidak diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik dan proses administrasi yang memakan waktu dan biaya.

Sehingga dengan penerapan sistem e-procurement, maka diharapkan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa tersebut lebih mudah tercapai.

Untuk mengakses e-procurement, dapat dilakukan dengan dua metode yaitu melalui portal www.ptpn5.com atau langsung menuju website eproc.ptpn5.co.id. Setiap mitra kerja dapat masuk ke akunnya dengan cara login dengan memasukkan nama user dan password yang telah diberikan oleh Panitia Pelelangan.

Sejalan dengan terbitnya Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara  Nomor PER-15 /MBU/2012 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan  Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara, maka pada tahun 2012 dilaksanakan revisi Standard Operating Procedure (SOP) dan Instruksi Kerja (IK) Pengadaan Barang dan Jasa.  Disamping itu dalam rangka pengembangan sistem eprocurement maka dilaksanakan upgrade e-procurement yaitu dengan menambah fasilitas sistem e-procuremen dan membuat sistem keamanan yang lebih baik.

Selain itu E-procurement juga merupakan upaya Perseroan dalam melaksanaan prinsip Transparansi dalam Tata Kelola Perusahaan yang baik sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER-01 /MBU/2011 Tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara. Hal ini perlu diberlakukan agar pertemuan antara rekanan dan panitia pelelangan sesedikit mungkin (faceless) sehingga kemungkinan untuk terjadinya tindakan penyelewengan dapat diminimalkan.

Selain memudahkan pemasok, stakeholder lainnya juga memperoleh manfaat dengan kemudahan akses Informasi pengadaan barang dan jasa serta dapat memonitor riwayat rekanan baik dari track record, history dan performance.

Dari sisi Perseroan, manfaat yang dapat diperoleh adalah para rekanan dapat bersaing sehat berdasarkan kemampuannya, sehingga mendapatkan mutu dan harga barang/jasa yang kompetitif dan dapat memonitoring serta mengevaluasi status dan hasil pelaksanaan lelang. Pelaksanaan E-procurement juga mempercepat proses pelelangan.

Dapat juga dilihat disini : https://www.dropbox.com/s/76ph5vd6gqm3k34/ATURAN_PERILAKU_%28COC%29.pdf